Bước 1: Người có nhu cầu lập vi bằng đến văn phòng thừa phát lại hoặc gửi email, thông tin qua mạng xã hội để yêu cầu lập vi bằng

Thừa phát lại (hoặc Thư ký nghiệp vụ) tiếp nhận nhu cầu của khách hàng. Người muốn lập Vi bằng sẽ điền vào phiếu yêu cầu lập Vi bằng. Văn phòng thừa phát lại sẽ kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu lập Vi bằng.

Bước 2: Thỏa thuận lập vi bằng

Khách hàng sẽ ký vào phiếu thỏa thuận lập Vi bằng, phiếu đảm bảo cho các nội dung sau:

– Nội dung cần lập vi bằng

– Địa điểm, thời gian lập vi bằng

Người có yêu cầu lập vi bằng sẽ đóng chi phí lập vi bằng cho Thừa phát lại thông qua Hợp đồng dịch vụ.

Bước 3: Kiểm tra Hồ sơ giấy tờ

 Kiểm tra Hồ sơ giấy tờ: Thừa phát lại hoặc Thư ký nghiệp vụ kiểm tra các Giấy tờ mà khách hàng cung cấp. Có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm các giấy tờ cần thiết gồm:

– Chứng minh nhân dân/căn cước công dân/ Hộ chiếu (nếu là cá nhân).

– Giấy đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập (nếu là tổ chức).

– Giấy ủy quyền (nếu có).

– Căn cứ đặt cọc: tài sản là gì? Giấy tờ pháp lý liên quan.

– Thỏa thuận, nội dung đặt cọc.

Bước 4: Tiến hành lập vi bằng

Thừa phát lại có quyền yêu cầu người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng nếu thấy cần thiết. Thừa phát lại sẽ ghi nhận sự kiện mà mình chứng kiến một cách khách quan, trung thực về sự kiện, hành vi đặt cọc:

– Kiểm tra thông tin những người tại tham gia đặt cọc.

– Ghi nhận nội dung các bên trao đổi về việc đặt cọc.

– Sau khi các bên thống nhất sẽ ghi nhận vào Vi bằng.

– Yêu cầu các bên (cả người làm chứng – nếu có) ký và điểm chỉ vào Vi bằng.

 

– Chụp ảnh (hoặc cả quay phim, ghi âm nếu cần) những người tham gia.

– Chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại.

Bước 5: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng và Đăng ký vào Sổ tại Sở Tư pháp

Trước khi giao vi bằng, thừa phát lại (hoặc thư ký nghiệp vụ) đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý Hợp đồng dịch vụ. Thừa phát lại giao lại cho khách hàng 1 bản chính của vi bằng.

Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc lập Vi bằng, Văn phòng thừa phát lại phải gửi Vi bằng đến Sở tư pháp để đăng ký.

Vi bằng sẽ là bằng chứng vững chắc bảo vệ nhằm phòng tránh những rủi ro pháp lý. Nếu các bên có phát sinh tranh chấp liên quan đến sự kiện, hành vi lập vi bằng thì tài liệu này có giá trị chứng cứ trước Tòa án.