Giấy tờ chuẩn bị để sao y công chứng là bản chính giấy tờ, hồ sơ hợp pháp. Tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các loại giấy tờ bản chính không dùng để chứng thực gồm:

– Bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm/bớt nội dung; bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

– Có đóng dấu mật hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

– Có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội,nội dung gây kích động hoặc tuyên truyền chiến tranh,…

– Bản chính do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp/công chứng/chứng nhận mà chưa được hợp pháp hoá lãnh sự.

– Do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Nếu như cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có điều kiện thuận lợi để photo công chứng thì người yêu cầu có thể phải chuẩn bị trước bản photo.